Các nguyên tắc định biên nhân sự tinh gọn cho Doanh nghiệp

Khái niệm định biên nhân sự

Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là việc xác định một số lượng nhân sự với những điều kiện phù hợp về phẩm chất cá nhân và tri thức để có thể đáp ứng những khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể trong tương lai, đảm bảo không thừa, không thiếu.

Căn cứ định biên nhân sự

– Mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc

– Hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc

– Tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc

– Kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng được kết quả

Quy trình 5 bước định biên nhân sự tinh gọn:

Bước 1: Lập kế hoạch nhân sự dự kiến

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và mở rộng quy mô của doanh nghiệp để dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lại của doanh nghiệp sẽ giúp bạn có thể định biên nhân sự hợp lý:

Hãy trả lời những câu hỏi sau:

– Các năng lực cần có của nhân sự trong tương lại?

– Số lượng nhân sự đáp ứng với quy mô và mục tiêu phát triển là bao nhiêu?

– Thời điểm cần nhân sự theo kế hoạch?

Bước 2: Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực

Cần thực hiện đánh giá lại toàn bộ nhân sự hiện có tại doanh nghiệp về các yếu tố sau:

– Kiến thức chuyên môn

– Kinh nghiệm

– Thái độ

– Kỹ năng mềm

– Năng lực quản lý

– Hiệu suất hoàn thành công việc mỗi vị trí chức danh và bộ phận

Căn cứ vào đó, chúng ta mới có thể biết cần cải thiện những năng lực gì cho Nhân sự hiện tại và tương lai, cần  bổ sung bao nhiêu nhân sự căn cứ vào nguồn lực hiện có và yêu cầu như thế nào phục vụ cho công tác tuyển dụng, đào tạo và đánh giá cũng như cải tiến các hoạt động vận hành của doanh nghiệp tối ưu và hiệu quả hơn.

Bước 3: Tái cấu trúc nhân sự

Căn cứ vào kết quả đánh giá năng lực nhân sự hiện tại của doanh nghiệp, Doanh nghiệp có thể điều động, bổ sung, thay thế và xác định chính số lượng nhân lực hiện tại của công ty đang phù hợp hay cần bổ sung, cắt giảm với cơ cấu mới để đề xuất một định biên tối ưu và tinh gọn và phù hợp nhất.

Bước 4: Lập kế hoạch hành động

Bước tiếp theo cần lầm là lập kế hoạch hành động theo định biên nhân sự tinh gọn đã được phê duyệt:

– Lập kế hoạch tuyển dụng theo định biên đã được phê duyệt;

– Lập kế hoạch bổ nhiệm và điều động nhân sự theo cơ cấu tổ chức mới;

– Thực lập kế hoạch đào tạo nhân sự theo định hướng phát triển của công ty;

– Thực hiện các bước sàng lọc, cắt giảm và tinh gọn bộ máy nhân sự theo kế hoạch.

Bước 5: Đánh giá thực hiện

Để có thể xác định mức độ hoàn thành kế hoạch, chúng ta phải đánh giá định kỳ việc thực hiện kế hoạch theo đúng các nội dung đã đề ra, có tính đến sự sai lệch giữa kế hoạch và thực tế. Đồng thời, phân tích nguyên nhân của sai lệch để từ đó cải thiện, điều chỉnh cho hợp lý.

Các nguyên tắc định biên nhân sự đơn giản

Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

– Doanh thu: Doanh thu tăng 30% thì nhân viên được phép tăng 20%

– Nhóm công việc: Khối sản xuất, kinh doanh trực tiếp chiếm 65% – khối nhân viên gián tiếp chiếm 35%

– Nhóm chức danh: Nhóm quản lý chiếm 15% và nhóm nhân viên chiếm 85%

– Nhóm chi phí và doanh thu: Nhóm chi phí chiếm 22% và doanh thu 78%

Nguyên tắc 2: Theo khối lượng

Căn cứ theo khối lượng công việc khi đã định lượng được thời gian. Thông thường, đó là công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện.

Ví dụ:

– 30 sản phẩm / ca / người

– 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)

– 15 khách hàng phục vụ / ngày

– Làm sạch 800 m2 sàn / ca

Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ

Ví dụ: Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ:

– Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày

– Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo

– Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày

– Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày

Bối cảnh áp dụng:

– Thường áp dụng cho khối gián tiếp

– Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp

Chúc các anh/chị có thể lập kế hoạch định biên nhân sự tinh gọn, tối ưu và hiệu quả cho doanh nghiệp mình.

Vân Nguyễn HR – Chuyên gia Nhân sự tinh gọn

Xem thêm thông tin về định biên nhân sự chuyên nghiệp tại http://greenstarct.vn/